Como ter um controle financeiro eficiente em sua loja

O controle financeiro é indispensável para qualquer empresa obter bons resultados. 

Para muitos lojistas o controle financeiro é um dos maiores desafios na gestão do negócio, fazendo com que grande parte dos empreendedores busquem continuamente por formas de controlar o negócio e fazê-lo prosperar. Deste modo, existem muitos fatores que podem influenciar nas finanças da loja. Por exemplo, o número de vendas, a quantidade de estoque, as contas a pagar, entre outros.

Apesar de que manter o controle financeiro em dia e sem erros não seja uma tarefa fácil, isso pode ser alcançado se certos detalhes forem considerados. Porém, algumas decisões devem ser tomadas pelos lojistas.

Confira a seguir como manter as contas em dia e garantir os lucros na sua loja!

Análise de mercado

Análise de mercado - controle financeiro

Antes de começar o controle financeiro da sua loja, é necessário conhecer o mercado no qual seu negócio está inserido e saber planejar-se e preparar-se a partir dessas informações. Por isso, é fundamental fazer pesquisas de mercado e entender quem são seus potenciais clientes e o que eles estão buscando e desejam comprar.

Somente conhecendo o mercado, o lojista pode planejar as finanças do negócio. Isso auxilia o controle financeiro da empresa e ajuda a criar um orçamento.

Planejamento estratégico 

Após a análise de mercado, vem o planejamento estratégico. Afinal, ele é uma ferramenta fundamental para que qualquer empreendimento obtenha sucesso no mercado. 

Ou seja, é por meio dele que os lojistas conseguem determinar o caminho que o negócio vai seguir. Este planejamento deve conter as estratégias que serão seguidas para que os objetivos de curto, médio e longo prazo sejam alcançados.

Contudo, é fundamental que no planejamento do empreendimento não sejam considerados somente os fatores internos, como: os produtos a serem vendidos, estoque, funcionários, entre outros.

Logo, é preciso levar em conta a análise de mercado e os fatores externos que possam interferir nas finanças. Dentre os fatores externos, estão: a economia, a demanda de mercado e a chegada de novos concorrentes.

Portanto, planejar sua loja de forma estratégica é um dos primeiros passos que devem ser dados. Assim, você terá o controle financeiro e conseguirá absorver as oscilações de mercado.

Controle o fluxo de caixa

Fluxo de caixa

O fluxo de caixa é um dos pilares para a gestão financeira de qualquer negócio. Sendo assim, o gerenciamento de todas as transações no caixa da empresa, ou seja, de entrada e saída, serve para representar a condição financeira da empresa e ajudar os lojistas na tomada de decisões estratégicas.

Sabendo que o fluxo de caixa é a diferença entre os proventos e as contas a pagar, a meta é mantê-lo sempre positivo. Isso garante os lucros e assegura que o negócio esteja preparado para eventuais situações de emergência. Dessa forma, o controle financeiro da loja para manter o fluxo de caixa positivo ajuda a manter capital disponível para investimentos ou melhorias.

Sendo assim, é muito importante manter as finanças organizadas e em dia e é necessário que todas as movimentações financeiras sejam devidamente registradas na planilha de controle ou no sistema de gestão.

Controle o estoque

controle de estoque

Um dos fatores que mais pode influenciar as finanças de uma loja é o estoque. Afinal, todo lojista sabe que manter o estoque parado significa “dinheiro parado”.

Quanto maior ele for, menor será o fluxo de caixa e menor o capital disponível para a empresa. Por outro lado, trabalhar com um estoque muito baixo pode impactar as operações e interferir nas vendas. Por isso, é fundamental ter bastante atenção e um controle efetivo do estoque.

Para controlar as mercadorias da loja é necessário que todos os produtos estejam registrados na planilha ou sistema de gestão. Com o cadastro de todos os itens, os lojistas devem lançar as quantidades e registrar todas as saídas do estoque.

Deve-se estipular um estoque mínimo para cada item, fazendo com que ele seja solicitado sempre que esse valor for atingido. Porém, o ideal é ter uma margem para cada item para que quando se aproximar deste valor o produto seja reposto, principalmente para os itens que mais vendem. Dessa forma, é possível evitar a ruptura de estoque e que um grande volume de mercadorias seja armazenado. Isso garante sempre a maior quantidade de capital disponível.

Capacite sua equipe para manter o controle financeiro

Para uma boa gestão da loja, o controle financeiro não deve ficar somente nas mãos do proprietário. Então, é preciso instruir todo o time em relação às finanças e ter os cuidados que já mencionamos, como: controle de estoque e o registro das vendas, por exemplo. Com isso, seus funcionários vão entender como controlar as contas da empresa e evitar gastos desnecessários. Para que a equipe fique bem estruturada e saiba como lidar com as finanças, é preciso considerar os seguintes detalhes:

Metas

Com a definição de objetivos financeiros a serem alcançados, todo o time trabalha em conjunto, sempre buscando bater as metas. Isso proporciona ao negócio um aumento das vendas e a redução dos custos.

Treinamento

Somente orientando os funcionários e capacitando-os será possível manter o controle financeiro da empresa eficiente. Colaboradores despreparados podem cometer erros e prejudicar as contas e, por isso, o treinamento é essencial.

Relatórios

Para manter o total controle sobre as finanças da empresa, os lojistas devem criar juntamente com os funcionários, relatórios (semanais ou mensais) sobre o negócio. Assim é possível acompanhar gastos, monitorar a tendência de crescimento e manter total controle sobre todas as contas da empresa.

Utilize um software de gestão financeira

controle financeiro

Para realizar o controle financeiro mais assertivo em sua loja, o fundamental é utilizar as ferramentas mais adequadas. Por isso, é muito aconselhado que seja utilizado um software de gestão financeira. Por meio dessa ferramenta é possível controlar todas as contas e reduzir a chance de erros.

Portanto, o sistema de gestão é a forma mais eficaz de organizar as finanças da empresa e mantê-las sob controle.

Dicas de softwares de gestão financeira 

Separamos algumas dicas de softwares de gestão financeira com um bom custo-benefício e ideal para pequenas e médias empresas:

Conta Azul

Completo e fácil de usar, o Conta Azul é uma das ferramentas nacionais mais populares quando falamos em gerenciadores financeiros. Além de total controle sobre o dinheiro, o sistema também ajuda no gerenciamento de estoque, nas vendas, emite boletos e notas fiscais eletrônicas.

A plataforma é ideal para pequenas e médias empresas por possibilitar um amplo controle dos negócios em um único lugar. Para facilitar, eles ainda disponibilizam aplicativo grátis para o sistema iOS.

Bling

O sistema de gestão da Bling tem foco em micro e pequenas empresas. Com ele é possível gerenciar as vendas (inclusive o comissionamento), estoque, frente de caixa a partir dos registros das vendas e emitir notas fiscais.

O sistema oferece integração para e-commerce e Correios, que ajuda no rastreio dos produtos a serem entregues.

A plataforma pode ser contratada a partir de quatro planos que variam de R$ 25 a R$ 100.

One Balance

O One Balance (da Thomson Reuters) é um software de contas a pagar e receber que facilita o processo de gestão integrando empresa e contabilidade. O sistema oferece a gestão de receitas, despesas e o controle de saldo do caixa.

Além disso, oferece emissão de notas fiscais, boletos registrados e integração contábil. O software de gestão pode ser contratado por R$ 49,9 ao mês.

Nibo

O sistema de gestão do Nibo atende mais de 50 mil empresas oferecendo desde as funcionalidades básicas do controle financeiro, como organização de contas a pagar, relatórios e emissão de notas até emissão de notas, conciliação bancária, emissão de boletos e fluxo de caixa.

Além da versão para empresas, o Nibo tem uma versão para contadores que permite importar as movimentações financeiras dos clientes direto para o sistema contábil, inclusive de clientes que não têm sistema de controle financeiro.

O investimento custa a partir de R$ 69 por empresa e os interessados em contratar o plano podem fazer um teste usando a plataforma por 5 dias grátis.

Então, agora que você sabe como ter um controle financeiro eficiente em sua loja, embora colocar em prática nossas dicas. 

Enfim, para se aprofundar mais sobre o assunto, o ideal é buscar alguma capacitação e também uma consultoria com especialistas no assunto.

Boas vendas!